Enkele richtlijnen voor ‘pitch-perfect’ pitches

De evenementenindustrie wordt elke dag meer en meer competitief, dus New Balls Please hecht dan ook veel waarde aan een soepel en eerlijk pitch proces. ACC België heeft een paar tips en tricks opgelijst om de pitch-procedure voor alle betrokken partijen te verduidelijken.

1. Verhelder de pitch-procedure

Wanneer een bedrijf een evenementenbureau benadert, is het belangrijk dat het bureau weet hoe de pitch-procedure eruit zal zien. Is er een long list, een short list? Hoe werden de betrokken agentschappen geselecteerd? Zijn er referenties nodig? Wat is de deadline? Transparantie is hier van cruciaal belang, zodat het bureau geen kostbare tijd verliest aan projecten of briefings die niet in overeenstemming waren met hun verwachtingen, en zo kan de vragende partij duidelijkheid krijgen in zijn eigen besluitvormingsproces.

2. Hoeveel bureaus zijn geselecteerd?

Dit lijkt misschien een vraag die voortkomt uit pure nieuwsgierigheid van het evenementenbureau, maar het gaat verder dan dat. Elk lid van het ACC België houdt zich aan de richtlijnen die een respectvolle concurrentie garanderen. Klanten benaderen vaak zoveel mogelijk bureaus om zoveel mogelijk ideeën te verzamelen. Dit is niet houdbaar voor de agentschappen zelf en is zelfs een exploitatie van het creatieve talent. Daarom zullen leden van het ACC België alleen deelnemen aan pitches waarbij maximaal drie andere bureaus betrokken zijn.

3. Welk budget is beschikbaar?

Klanten willen vaak eerst horen wat een bureau kan doen en pas later het budget bekendmaken. De mogelijkheden en ideeën die een bureau kan voorstellen, zijn echter afhankelijk van het budget. € 200.000 zorgt voor een ander soort locatie, traiteur, concept ... dan bijvoorbeeld € 20.000. Daarnaast moeten de potentiële inkomsten voor het evenementenbureau in lijn zijn met de pitch workload. Details over het budget zijn dus cruciaal!

4. Wie neemt de beslissing?

Pitchen voor een publiek dat geen zeggenschap heeft over de uiteindelijke beslissing, is frustrerend. Het is een tijdverspilling voor beide partijen en kan het pitchproces vertragen met onnodige rondes. Zorg dat er een mogelijkheid is om (alle) beslissingsnemers vroeg in het proces te ontmoeten.

5. Wat zijn de gedefinieerde selectiecriteria?

Elk project is anders en vereist een andere focus. Voor sommige klanten is het belangrijkste om binnen het budget te blijven, terwijl andere klanten unieke concepten willen horen en het budget zal daaraan worden aangepast. In elk geval zullen bureaus hun strategie en pitch aanpassen aan de behoeften en prioriteiten van de vragende partij. Als klant kunt u dus alleen maar profiteren van goede communicatie over de selectiecriteria, omdat u een nog beter afgestemd voorstel zult ontvangen!

6. Geef een bureau genoeg tijd

Evenementenbureaus begrijpen deadlines als geen ander, maar om een kwalitatief en grondig voorstel te kunnen afleveren, krijgen bureaus liefst minimaal twee weken om een goed concept uit te werken. De extra wachttijd is beslist de moeite waard.

7. Communiceer de uitslag zo snel mogelijk naar alle deelnemende bureaus

Het is standaard om elk bureau dat een concept heeft voorgesteld te informeren over de uiteindelijke beslissing, bij voorkeur zo snel mogelijk. Agentschappen hebben mogelijk openstaande opties lopen op locaties, cateraars, partners enz. die in elk geval verwittigd moeten worden. Zelfs de agentschappen die niet gewonnen hebben, verdienen op zijn minst een kort telefoontje of e-mail met de boodschap dat ze niet zijn gekozen.

8. Een evaluatie / feedbacksessie na elke opdracht

Iets wat vaak over het hoofd wordt gezien of niet correct wordt afgehandeld, is het geven van feedback na een pitch of presentatie. Gewoon zeggen 'het andere voorstel was creatiever', is niet erg nuttig en helpt het evenementenbureau niet om van dit project te leren. Het bureau zal het altijd waarderen als u de tijd neemt om hen feedback te geven. Zelfs als je een bureau laat weten dat het de pitch heeft gewonnen, is het nog steeds goed om ze te laten weten waarom hun voorstel er precies uitsprong.

Als alle betrokken partijen deze tips in gedachten houden, kunnen respectvolle en langdurige partnerschappen worden opgezet.

Happy pitching!