Règles pour votre pitch!

L'industrie de l'événement doit chaque jour être plus compétitive. C'est pourquoi New Balls Please tient tant à une procédure de pitch souple et loyale. ACC Belgique a dressé quelques conseils et directives pour que la procédure de pitch se déroule dans les meilleures conditions, au profit de tous les intéressés.

1. Détailler la procédure de pitching

Lorsqu'une entreprise s'adresse à un bureau d'événements, il est important que ce dernier sache à quoi ressemblera la procédure de pitching. La liste est-elle longue ou courte ? Comment les agences concernées ont-elles été sélectionnées ? Des références sont-elles nécessaires ? Et quelle est la date butoir ? La transparence est d'une importance cruciale, afin d'éviter à l'agence de perdre un temps précieux dans l'élaboration de projets ou de briefings qui ne correspondent pas aux attentes du client. La partie demandeuse peut obtenir des éclaircissements pour la guider dans son processus de prise de décision.

2. Combien de bureaux d'événements ont été sélectionnés ?

Cette question semble parfois relever de la curiosité du bureau d'événements, mais il s'agit plus que de ça. Chaque affilié d'ACC Belgique doit respecter des directives qui garantissent une concurrence loyale. Les clients s'adressent souvent à un grand nombre d'agences afin de glaner un maximum d'idées. Ceci n'est pas tenable pour les agences, car c'est une exploitation des talents créatifs. C'est pourquoi les affiliés d'ACC Belgique ne pourront désormais plus participer qu'aux pitchs pour lesquels maximum 3 autres bureaux d'événements sont impliqués.

3. Quel est le budget disponible ?

Souvent, les clients désirent connaître ou évaluer les capacités d'un bureau d'événements, avant même de révéler leur budget. Or les possibilités et les idées que peut soumettre une agence dépendent évidemment du budget disponible. Une somme de 200 000 € permettra de trouver un site, un traiteur et un concept totalement différents d'un budget dix fois moindre. En outre, les recettes potentielles du bureau d'événements doivent être en phase avec la charge de travail propre au pitch. Bref, les informations sur le budget sont essentielles !

4. Qui prend la décision ?

Réaliser un pitch pour un public à qui ne revient pas la décision finale s'avère frustrant. C'est une perte de temps pour les deux parties, risquant de ralentir le processus par des débats stériles. Veillez à ce qu'il y ait une possibilité de rencontrer (tous) les décideurs assez tôt dans le processus.

5. Quels sont les critères de sélection définis ?

Chaque projet est différent et requiert une approche spécifique. Pour certains clients, le plus important consiste à respecter le budget ; d'autres veulent au contraire un concept unique, auquel le budget devra s'adapter. Dans chaque cas, les agences devront moduler leur stratégie et leurs pitchs aux besoins et priorités du demandeur. En tant que client, vous ne pouvez que profiter d'une bonne communication à propos des critères de sélection, parce que vous recevrez une proposition répondant encore mieux à vos besoins.

6. Donnez à l'agence suffisamment de temps

Les bureaux d'événements sont bien conscients de l'importance des délais et dates-butoirs, mais un intervalle d'au moins deux semaines est nécessaire pour qu'ils puissent remettre une proposition soignée et bien ficelée. Tout délai additionnel est le bienvenu.


7. Informez aussi vite que possible de votre décision tous les bureaux d'événements participants.

Il est d'usage d'informer de la décision finale chaque agence ayant introduit une proposition, de préférence aussi vite que possible. Il est possible que les agences aient en effet pris une option sur un site ou aient réservé des partenaires ou restaurateurs, qui doivent également être avertis à temps. Même celles n'ayant pas remporté le contrat doivent au moins être prévenues par un bref e-mail ou appel téléphonique de leur non-sélection.


8. Tenez une évaluation ou un feed-back après chaque mission.

Le feed-back après une présentation ou un pitch est souvent bâclé, quand il n'est pas totalement négligé. Avancer comme argument que "l'autre proposition était plus créative" n'est pas utile et n'aide pas l'agence à tirer profit de sa participation, même infructueuse. Elle appréciera toujours que vous preniez le temps de l'informer de vos retours d'expérience. Cela vaut pareillement pour celle qui a remporté le pitch : dites-lui précisément pourquoi sa proposition vous a plu.


Si toutes les parties concernées suivent ces quelques conseils, des partenariats respectueux pourront être noués à long terme.

Happy pitching!